Le défi
Dans le cadre de la pandémie de COVID-19, les bureaux ont été fermés et le personnel a dû rapidement passer en mode télétravail, conformément aux directives du gouvernement.
De nombreux employés, particulièrement particulièrement ceux des services de santé mentale aux enfants et aux jeunes, n’avaient jamais utilisé de plateformes électroniques comme les systèmes de vidéoconférence et les systèmes téléphoniques assistés par ordinateur. La prestation de services en ligne était aussi une nouveauté pour beaucoup d’employés et pour les clients.
Il était indispensable que le personnel qui devait travailler à distance dispose des outils et de l’information nécessaires pour passer avec succès du travail dans un bureau au travail en milieu virtuel à domicile.
La solution
- Production d’un guide convivial comprenant les outils et les ressources nécessaires aux employés pour travailler efficacement chez eux.
- Le guide comportait, entre autres, des instructions faciles à suivre sur la façon d’utiliser les fonctions courantes des divers logiciels et outils électroniques, comme les plateformes de vidéoconférences, des conseils informatiques généraux et des recommandations concernant le courrier électronique, le système téléphonique informatisé et le partage de fichiers électroniques.
- En complément du guide, de courtes vidéoconférences ont été organisées pour le personnel en présence d’un expert qui passait en revue chaque ressource et répondait aux questions que le personnel pouvait se poser.
Le processus
- Déterminer les ressources et l’information dont le personnel avait besoin pour travailler efficacement à distance.
- Demander à des experts d’élaborer le contenu du guide en consultation avec les utilisateurs de première ligne pour s’assurer que les besoins sont satisfaits.
- Expliquer (par écrit et par vidéoconférence) au personnel comment consulter le guide et l’utiliser.
- Élaborer et mettre en place un système pour que le personnel puisse demander que des informations soient ajoutées dans le guide.
- Élaborer et mettre en place un processus de mise à jour continue du guide.
Contactez-nous
Pour en savoir davantage sur Épauler le personnel en télétravail, contactez Andrea Roberts aroberts@handstfhn.ca
