Le défi
L’organisme Mains – Le Réseau d’aide aux familles, a dû relever le défi d’y vérifier la présence du personnel parmi leurs multiples lieux de travail. De plus, pour éviter que le nombre maximal d’occupants soit dépassé dans les établissements, il était impératif de trouver une méthode pour recueillir des données adéquates en vue de la recherche des contacts. Il fallait que le système de suivi soit basé sur le nuage informatique et accessible sur un appareil portable (p. ex. un téléphone cellulaire) pour que le personnel puisse facilement l’utiliser peu-importe où il.elle se trouve (p. ex. au bureau, dans la collectivité, à la maison ou à l’école).
La solution
- Les propres services informatiques de Mains ont mis au point à l’aide de Microsoft SharePoint une application électronique pour suivre les présences et les absences. Comme l’organisme a récemment adopté Microsoft Office 365, il peut donc utiliser SharePoint.
- L’application des présences et des absences peut être téléchargée sur les ordinateurs portables ou les téléphones cellulaires personnels ou professionnels des employés.
- L’application reconnaît la carte d’identification professionnelle de l’employé.e, ce qui lui évite d’avoir à se connecter à l’application. Pour enregistrer sa présence, il lui suffit de taper sur quatre touches (choix) et pour enregistrer son départ de seulement deux touches (choix).
- Pour pointer à l’entrée : le personnel sélectionne « Sign In », puis « Select Location » et « Completed COVID Screening (Yes/No) » et obtient ainsi un lien intégré vers la grille de Santé publique, puis il clique sur « Update Location ». Le personnel reçoit un message de remerciement l’informant que sa présence est confirmée.
- Pour pointer à la sortie : le personnel sélectionne « Signing Out », puis « Update Location », et son départ est enregistré.
- L’application indique en temps réel la situation de tout le personnel et a la capacité de faire un tri, selon le statut, le lieu et le nom. En arrière-plan, des rapports de gestion permettent de faire le suivi historique du personnel au cas où une recherche complète des contacts s’impose.
Le processus
- L’application a été créée par les services informatiques et a été présentée à l’équipe de rétablissement du Système de gestion des incidents (SGI).
- L’application a été améliorée en fonction des commentaires de l’équipe de rétablissement, puis a été à nouveau testée auprès de cette dernière et d’un échantillon de membres du personnel.
- L’application a subi d’autres améliorations à la suite des observations formulées lors du deuxième test avant d’être mise à la disposition de tout le personnel de l’organisme. Pendant la première semaine, l’ancien système de surveillance des présences a été Les résultats des deux systèmes ont ensuite été comparés et les divergences ont été communiquées à chaque membre du personnel, s’il y avait lieu.
- Le système précédent de vérification des présences a été abandonné et seul le système des présences et des absences de SharePoint a été retenu, avec toujours en vue l’amélioration continue de la qualité (ACQ).
- À l’heure actuelle, afin que les gestionnaires soient en mesure de faire des vérifications et des observations, on s’emploie à renforcer leur capacité de production de rapports en faisant appel à des groupes choisis de membres du personnel.
Contactez-nous
Pour en savoir davantage sur la Gestion électronique des présences et des absences pour la recherche des contacts des employés et le suivi du taux d’occupation des établissements, contactez Andrea Roberts aroberts@handstfhn.ca